Redactioneel. Gedrag & Cultuur
Frank Segers Het artikel is in de opmaak van het tijdschrift rechts als pdf beschikbaar.Bij het lezen van de bijdragen voor dit themanummer moest ik denken aan de volgende situatie. Financiële instellingen staan niet alleen voor de uitdaging veel en steeds complexere wet- en regelgeving te implementeren, maar moeten ook steeds in staat zijn aan te tonen dat daarmee in overeenstemming is gehandeld. Als het niet aangetoond kan worden, is het niet gebeurd, is vaak het devies. Dit leidt tot ingewikkelde processen die samen met de regeldruk ervoor kunnen zorgen dat de regels en procedures zelf het probleem worden. Bij het lezen van de bijdragen voor dit themanummer moest ik denken aan de volgende situatie. Financiële instellingen staan niet alleen voor de uitdaging veel en steeds complexere wet- en regelgeving te implementeren, maar moeten ook steeds in staat zijn aan te tonen dat daarmee in overeenstemming is gehandeld. Als het niet aangetoond kan worden, is het niet gebeurd, is vaak het devies. Dit leidt tot ingewikkelde processen die samen met de regeldruk ervoor kunnen zorgen dat de regels en procedures zelf het probleem worden. Hoewel ik me baseer op basis van wat in de media is gepubliceerd, lijkt me deze casus een goed voorbeeld. Op 8 juni 2017 publiceerde het Financieele Dagblad een artikel onder de titel ‘Affaire met gekopieerde handtekeningen wijst op cultuurprobleem bij ABN Amro’. Daarin werd het volgende gesteld. ‘Eind vorig jaar bleek dat negentig hypotheekadviseurs van ABN Amro handtekeningen van klanten hadden gekopieerd. Dat deden ze omdat een complexe procedure voorschreef dat het advies aan de klant achteraf in lijn moest worden gebracht met de uitgebrachte offerte. Daarvoor was volgens interne regels van ABN Amro de handtekening van de klanten nog nodig, maar vaak hadden die daar na het passeren van de hypotheek geen zin meer in of tijd voor. Om de dossiers toch te kunnen sluiten hebben in totaal 114 adviseurs handtekeningen van klanten gekopieerd. Een klein deel van hen is eerder al ontslagen, de rest is berispt.’ De oplossing bij implementatie van wet- en regelgeving en het waarborgen van compliance in de uitvoering, wordt door veel financiële instellingen gezocht in het verstrekken van grote hoeveelheden informatie aan medewerkers en het vergroten van kennis omtrent de regels. Daarnaast worden ingewikkelde procedures en extra controles opgetuigd met strengere sancties bij niet-naleving. In dit themanummer kunnen we lezen dat deze aanpak kwetsbaar is wanneer processen en prikkels niet synchroon lopen of wanneer in die interne processen onvoldoende rekening wordt gehouden met de factoren waardoor menselijk gedrag wordt beïnvloed. Voor een goede invulling van de compliancefunctie is naast kennis van de regelgeving dus ook kennis nodig van menselijk gedrag. En het zou niet verkeerd zijn als de compliancefunctie ervoor zorgt dat zij goede contacten heeft op de werkvloer. Zo kan men op de hoogte zijn van onwerkbare situaties die kunnen leiden tot bovengenoemde casus. Te allen tijde moet voorkomen worden dat de situatie ontstaat zoals in het Financieele Dagblad1 als volgt werd omschreven: ‘Als er niet wordt geluisterd, zoeken medewerkers vanuit een overlevingsmodus naar oplossingen. Je krijgt wat je wilt, als je me niet vraagt hoe ik het doe. Net als de wielrenners die hun sponsors het spektakel, heroïek en winnaars geven die zonder hulpmiddelen niet realistisch zijn.’ We trappen dit nummer af met een bijdrage van de kennistafel Gedrag & Cultuur van de Vereniging van Compliance Professionals. Samen met de andere 15 leden van de kennistafel hebben Lizette Belksma, Marlène Jans, Mark van der Laan en Roderick Noordhoek een bijdrage geleverd. De kennistafel Gedrag & Cultuur heeft een toolbox ontwikkeld waarin praktijkervaring op het gebied van gedragsbeïnvloeding is gebundeld. Niet alleen geven zij een overzicht van de totstandkoming, aannames en uitgangspunten bij de ontwikkeling van de toolbox met bijbehorende leidraad. Ook wordt een voorbeeld uitgewerkt, en wel de invoering van een speak-up procedure. Soms wordt de compliance officer ervaren als de politieagent van de organisatie. Hierdoor kan de stap om iets te melden te groot zijn. In haar bijdrage betoogt Lucianne Verweij dat de vertrouwenspersoon hier dienstbaar zou kunnen zijn, mits de rol afdoende is ingebed in en afgestemd met de organisatie. Op deze wijze kan de vertrouwenspersoon de brugfunctie vervullen tussen de hang naar controle en de noodzaak tot behoud van vertrouwen. Uiteengezet wordt de ontwikkeling van de rol van de vertrouwenspersoon en de (on)mogelijkheden van de vertrouwenspersoon op het gebied van integriteit. Een overzicht van (recente) ontwikkelingen in het gedrag & cultuurtoezicht en de rol die De Nederlandsche Bank (DNB) daarbij speelt, wordt gegeven door Wijnand Nuijts. Al in april 2010 publiceerde DNB haar beleidsvisie ‘De 7 elementen van integere cultuur’. Wijnand gaat in op DNB’s onderzoeksinstrument ‘Integrity Climate’ en een tweetal rapporten van de Financial Stability Board inzake misconduct. Het expertiseteam Gedrag & Cultuur van de Autoriteit Financiële Markten wil inspiratie bieden voor compliance officers met lef. Immers, het kan soms lef vergen om vanuit de rol van compliance cultuurverandering aan te jagen. Céline Christensen, Elianne van Steenbergen, Tessa Coffeng, Leanne Wiegman en Naomi Ellemers gaan eerst in op de bouwstenen van een gezonde organisatiecultuur. Daarna geven zij een aantal adviezen over het verrichten van cultuuronderzoek en het uitvoeren van interventies op het gebied van gedrag en cultuur. Volgens de klassieke economische theorie is de mens volledig rationeel: bij het maken van een beslissing nemen mensen alle informatie tot zich om op basis van een goede vergelijking de beste keuze te maken. In de praktijk laat menselijk gedrag echter zien dat we niet alle voor- en nadelen tegen elkaar afwegen, aldus Marcus Vlaar, Meijke Gorter en Femke de Vries. Het klassieke model van de rationele keuze blijkt vaak niet te kloppen. De schrijvers laten zien dat voor een goede invulling van de compliancefunctie naast kennis van de regelgeving ook kennis nodig is van menselijk gedrag. Zij gaan daarbij in op algemene inzichten uit de gedragswetenschap, hoe compliance gefaciliteerd kan worden met behulp van gedragsinzichten en hoe duurzame gedragsverandering leuker gemaakt kan worden, bijvoorbeeld door gamification. Indien onethisch gedrag geconstateerd wordt, is het voor velen lastig om de ander daarop aan te spreken. Waarom? En hoe los je het op? Gytha Heins deed hier drie jaar onderzoek naar, schreef er een boek over en deelt haar conclusies met ons. Wil je als compliance officer nu weten hoe je echt een aanspreekcultuur creëert? Lees dan snel deze bijdrage. Het begint in ieder geval met aanspreken vervangen door bespreken. Wil je als organisatie echt leren van gemaakte fouten en problemen duurzaam oplossen in plaats van (tijdelijk) reparatiewerk? In hun bijdrage gaan Cora Wielenga, Hanne Wanders en Sip Koole daarop in. Door middel van oorzaakanalyses wordt pas echt toegevoegde waarde gecreëerd voor de organisatie, is hun betoog. Naast tips over hoe je een oorzaakanalyse kan uitvoeren, wordt ook een aantal methoden en werkwijzen voor oorzaakanalyses besproken. In het interview gaat Dennis Mijnheer in gesprek met Femke Koehof. Als gevolg van onregelmatigheden bij de bieding op het openbaar vervoer in Limburg, kwam de NS met een uitgebreid verbeterplan. Femke Koehof, directeur Integriteit en Compliance, gaat in op het door de NS gekozen Hearts and Minds-programma. Deze beproefde methode werd vanaf eind jaren negentig ontwikkeld door Shell in samenwerking met de universiteiten van Manchester, Aberdeen en Leiden. Het doel hiervan is het ontwerpen van een in de wetenschap verankerde toolkit om menselijk falen bij ongelukken te doorgronden en zo ongelukken te voorkomen. Daarnaast werd ook een zogenoemd Integriteitsportaal opgericht. In zijn vaste rubriek gaat Edgar Karssing in op een tweetal boeken, te weten Het prachtige risico van onderwijs van Gert Biesta en De zinmakers. Nieuw organiseren in tijden van complexiteit en onzekerheid van Ben Kuiken. Onder het motto gluren bij de buren confronteert hij het verhaal in beide boeken met de praktijk van compliance. Door een parallel te trekken met de huidige onderwijspraktijk kunnen compliance officers – ondanks de verschillen – vergeleken worden met leraren. En wat de compliance officer nodig heeft om een goede leraar te zijn, is precies wat de medewerker nodig heeft om een goede medewerker te zijn. Praktische wijsheid. Dat is moeilijk, dat is hard werken, en o zo gemakkelijk te verpesten met maatregelen die hier haaks op staan. Maar het lijkt me prachtig, aldus Edgar. De andere vaste auteur van het Tijdschrift voor Compliance, te weten Antoni Brack, gaat in op het Jaarboek Corporate Governance 2017-2018. Dit zevende jaarboek in de serie is tot stand gekomen door de medewerking van niet minder dan 26 auteurs en redactieleden. Onderwerpen die aan de orde komen in dit jaarboek zijn zo divers als zelfevaluaties door interne toezichthouders, de opkomende taak tot (extern) communiceren door de interne toezichthouder, de ondervertegenwoordiging van vrouwen aan de top, nieuw – transformationeel – leiderschap, naleving van de zogenaamde VITP-gedragscode, en bestuur van en toezicht op rechtspersonen. De hoge verwachtingen die Antoni in het begin van zijn bijdrage uitspreekt, wordt naar het zich laat aanzien niet waargemaakt. Op zijn karakteristieke en kritische wijze – hoe kan het ook anders? – behandelt Antoni alle bijdragen aan het jaarboek. Ik wens u veel leesplezier. Bij vragen of opmerkingen hoort de redactie het graag via redactie@tijdschriftvoorcompliance. nl. Frank Segers Redactie
